動態管理とは｜取り組むべき理由やメリット・動態管理システムの機能や選び方を紹介

動態管理の意味

動態管理とは、車両・ドライバー・貨物の位置情報、稼働状況などをリアルタイムで把握・管理する業務を指します。

主にGPSやクラウドシステムを活用し、現場の「今」を把握することで、業務の効率化やトラブル対応をサポートします。

すでに、物流、建設、警備、訪問介護など、移動が多い業種では、積極的に導入されています。

企業が取り組むべき理由とは

動態管理の導入により、リアルタイムで車両やドライバーの位置情報を把握できるため、事業所から最適なルート指示が可能です。

これにより、燃料コストの削減やドライバーの身体的・精神的な負担軽減が期待できます。

さらに突発的なトラブル対応、顧客からの緊急の依頼、イレギュラー発生時に柔軟に対応できるため、顧客満足度の向上にも貢献します。

以前から運送業界では、車両に専用の車載器を取り付けて動態管理が行われていましたが、専用ソフトをインストールしたパソコンで、膨大なデータを確認する必要があり、多くの手間とコストがかかっていました。

しかし近年は、スマホやドライブレコーダー、アルコールチェッカーを活用した動態管理システムが導入され始めており、すべて自動で記録・管理されるため、より効率的に安全性を高めながら、動態管理が行えるように進化しています。

事故リスクの低減

動態管理によって、急ブレーキやスピード超過などの危険運転が発生した地点を把握でき、ドライバーの運転特性に応じた安全指導が可能になります。

また、危険運転の発生地点を「ヒヤリハットマップ」として、全ドライバーに共有することで、事故の予防や注意喚起にも効果的です。

社用車による事故はドライバーの命を脅かすだけでなく、企業の社会的信頼の失墜にもつながるため、動態管理を適切に行い、事故リスクを低減することが大切です。

関連記事では、運転中のヒヤリハット事例や、企業におけるヒヤリハット対策、万が一、事故を起こした場合の対応手順などを紹介しているので、あわせて参考にしてください。

関連記事：『運転中のヒヤリハット｜事例や防止対策・事故を起こした場合の対応手順を紹介』

業務効率の向上

リアルタイムで車両の位置や進行状況が把握できるため、遅延や渋滞への迅速な対応が可能です。

事業所からドライバーに効率的な配送ルートを指示できるほか、適切な人員配置を実現でき、ムダな待機時間や走行時間を削減できます。

結果として、業務全体の効率が飛躍的に向上し、ドライバーの身体的・精神的負担軽減にも貢献します。

コストの最適化

動態管理により、走行ルートの最適化が可能になり、ムダな移動を減らすことで燃料費や整備費を削減できます。

走行データをもとに車両の稼働状況を把握すれば、過剰な車両の見直しや台数の最適化がすすみ、リース料や保険料、税金などの固定コストの削減にもつながります。

動態管理の導入により、大幅なコスト削減が期待できますが、単なる削減ではなく、質を保ちながら効率化を図れるため、バランスの取れた運行業務が行えます。

法令遵守の徹底

動態管理は、運行記録の自動保存や労働時間の管理により、道路運送法や労働基準法などの法令遵守をサポートします。

運送業界における過労運転は問題視されており、2024年6月からトラック運転手の時間外労働の規制が強化され、過労運転を行った場合、管理者や会社の責任も厳しく問われます。

スマートフォンアプリやアルコールチェッカーと連携した動態管理システムを活用すれば、日々のアルコールチェック記録や運転日報が自動的に記録されるため、不正や記入漏れなどの人的エラーの防止が可能です。

法令遵守に必要な情報を自動で記録・保存・管理できるため、社用車の保有台数が多い企業では、管理者の業務負担を減らす目的で、動態管理システムをはじめとするITツールの導入が積極的に行われています。

課題解決に適したシステムを選ぶ

まずは自社が抱える課題や目的を明確にし、課題を解決できる機能が備わったシステムを選びましょう。

以下の表を参考に、動態管理のシステム選びに役立ててください。

動態管理システムを導入する際に、費用の安さばかりを重視してしまうと、肝心の課題が解決できず、かえってムダなコストがかさむ恐れがあります。

自社の課題解決に適した機能を把握することが、導入を成功させるための重要なポイントです。

利用するデバイスで選ぶ

動態管理システムには、主に6つのデバイスがあります。

それぞれの特徴やメリット・デメリットをふまえて、予算や従業員の使いやすさを考慮しながら選びましょう。

それぞれの特徴を理解し、自社の運用に最適なシステムを選ぶことが重要です。

動態管理システムの費用相場は、デバイスや機能によって大きく異なりますが、一般的に、1台あたり月額1,000〜3,000円、初期費用は1台あたり数万〜20万円程度が目安です。

初期費用無料やレンタル可能な動態管理システムもあるため、予算と目的に合わせて最適なシステムを選びましょう。

従業員に導入目的や活用方法を説明する

動態管理システムを導入する際は、管理者だけでなく、ドライバーにも導入目的や活用方法を丁寧に伝えることが重要です。

「監視される」といった不安感を払拭し、事故防止や業務の効率化につながる仕組みであることを共有しましょう。

従業員の理解と協力が得られることで、運用効果が大きく変わります。

業務フローを見直す

動態管理システムを導入する場合、導入後に必要のない業務を外し、体制を整えることが大切です。

業務フローが見直されないままだと、システムの効率的な運用が難しくなり、現場に大きなストレスを与える可能性があります。

ドライバーは使い方や業務の組み込み方がわからない状態のまま、結局、現場の状況が優先され、システムの導入費用がムダになる可能性も考えられます。

導入前に現行の業務プロセスを整理・見直し、システムと整合性が取れるよう調整することが重要です。

必要に応じてマニュアルの更新や業務ルールの見直しも行いましょう。

テスト運用を行う

動態管理システムは、導入後すぐに使いこなすのは難しいため、本格運用前にテスト期間を設けましょう。

ドライバーには操作方法のトレーニングを行い、管理者も運行データをどのように活用し、指導に活かすかをあらかじめイメージしておくことが大切です。

ドライバー、管理者ともに理解を深めておけば、万一のトラブルにも冷静に対応できます。

また、テスト運用後に現場からのフィードバックを得ることで、従業員の理解促進や制度定着にもつながります。